Una Guía para Nuevos Usuarios sobre Colecciones En Vivo

Por favor toma en cuenta que estas paginas todavía están bajo de desarrollo, es decir en el proceso de traducción…
Si usted maneja bien los dos idiomas, inglés y español, ¿tal vez quiere contribuir al trabajo?
(por favor puede contactarse a CHLAL.help@gmail.com)

Usted también puede bajar este guía en formato PDF aquí (en inglés):

Colecciones En Vivo se refiere a herbarios de líquenes donde los datos de colección están manejadas exclusivamente dentro del portal del Consorcio.

Lo contrario son Colecciones al Instante donde los datos están manejadas afuera del Consorcio en una base de datos local, no directamente disponible en linea. Los datos de Colecciones al Instante necesiten ser actualizado regularmente. Sin actualización la información rápidamente se vuelve «insípido».

Las instrucciones abajo ofrecen información básico y general como manejar los datos de especímenes dentro del Consorcio en vivo. Si usted ya sabe manejar datos en otros portales de Symbiota (por ejemplo, SEINet, el Consortium of North American Bryophyte Herbaria, etc.) probablemente no es necesario revisar esta Guía para Nuevos Usuarios.

Antes de empezar:

Si usted todavía no lo tiene, hay que registrar una nueva cuenta:

CHLAL – nueva cuenta

Para registrar su cuenta hay algunos campos obligatorios:

CHLAL – datos de su cuenta

Si es un estudiante o voluntario y se le han asignado derechos de editor para la entrada de datos a una colección que ya existe, también puedes pasar por la parte sobre reviso de metadatos de una colección recién creada.

Cual quier colección que recién se a creado esta inicialmente vaciá. Es posible cargar registros de muestras por lote desde una hoja de calculo. Para comenzar, es posible que el administrador de CHLAL ya haya subido algunos de los registros que envió.
Sin embargo, desde ahora deberías familiarizarte con el sistema y usar las herramientas de entrada de datos disponibles para manejar sus colecciones existentes y entrar nuevos registros de (=muestras) ocurrencias.

La carga por lotes no se debe usar regularmente para Colecciones en Vivo. Esta designado como una opción solo para comenzar. Para Colecciones en Vivo, cargas de datos regulares deben ser realizados dentro del portal!

Bueno, aquí vamos...

Cierre sus sesión y después de-nuevo inicie su sesión a su cuenta (para refrescar sus privilegios de usuario)

  1. Vaya a «Mi Perfil»
  2. Si algunos de los Metadatos de (su) Colección que yo ingresé son erróneos, por-favor cambie los a través de el «Panel de Control Administrativo – Editar Metadatos y Información de Contacto», de lo contrario, si no esta administrando una colección recién creada…
  3. Selecciona le pestaña, «Manejo de Muestra»
  4. Debajo de «Manejo de Colección» selecciona «NOMBRE DE LA COLECCIÓN (acrónimo)» (este es, por supuesto, un nombre ficticio; solo las colecciones que realmente tiene acceso se mostraran en esta pestaña de Manejo de Muestra)
  5. En el «Panel de Control del Editor de Datos» selecciona «Agregar Nuevo Registro de Ocurrencia» si desea entrar nuevos datos desde cero o elije «Editar Registros de Datos Existentes», si desea ver los datos que yo cargué.
  6. Si seleccionas «Editar Registros de Datos Existentes», se abrirá un cuadro de búsqueda, donde se puede definir a los registros que deseas editar; si usted dejas todo en blanco y presionas «mostrar tabla», una tabla con todos los registros ya entrados se mostrara [por ejemplo, sus datos que acabo de cargar..].
  7. En la tabla, presione al SymbiotaID para acceder al editor para ese registro.
  8. Alternativamente: si selecciono «Agregar Nuevo Registro de Ocurrencia», ese editor se aparecerá automáticamente con todos campos en blanco.
  9. En la parte superior de la pagina están flechas pequeñas |< <<| x de y |>> >| que le permiten navegar a través de las muestras ingresadas o mediante el icono de ‘lupa’, puede modificar los criterios de búsqueda y volver a la visualización de la tabla.
  10. La primera pestaña es para ingresar datos de ocurrencia (= registros de muestras), le segunda pestaña le permite añadir un historial de determinación de anotaciones para cada muestra (para colecciones recién creadas, yo ingrese un ejemplo); la tercera pestaña le permite cargar imágenes manualmente, de ahí ay una pestaña para vincular recursos, o puedes transferir y eliminar registros de la pestaña de Administrador.
  11. Una cosa que noto a menudo cuando se cargan datos por lote en una colección recién creada: muchas colecciones que son recién comenzados a menudo NO están usando números de catalogo, pero las muestras generalmente se identifican por la combinación «Colector + Numero del Colector». Le recomiendo encarecidamente que piense en usar números de catalogo únicos, idealmente códigos de barras. Estos números de catalogo deberían ser únicos para su colección, idealmente so códigos de barras con un numero fijo de dígitos, por ejemplo GAM005678 (Le recomiendo que uses códigos de barra con el acrónimo de su herbario y un numero fijo, con par de dígitos, es decir, ceros a la izquierda, sin espacios; si desea poner énfasis en las diferentes colecciones, agregue una «L» de líquenes: GAML005678); el campo de colector y numero de colector en combinación también son una manera única de identificar a una muestra. Ya que su colección es un conjunto de datos en vivo, los «Symbiota GUIDs» también son números únicos quienes identifican a sus muestras; son generadas automáticamente y no se pueden modificar.
  12. También, de nuevo: dado que sus datos están en vivo, desde ahora debería manejar todos sus datos solo dentro del portal. Todos los cambios que realizas afuera (por ejemplo, en la hoja de calculo que me acabas de enviar) no se aparecerán en linea. Entonces: Maneje todos sus datos dentro del portal! (la única excepción seria que estés viajando a lugares remotos sin conexión al internet; en ese caso es posible descargar un respaldo y editar estos registros y después cargar los cambios; eso, sin embargo, solo funciona si nadie mas mientras tanto modifica cualquier dato; si absolutamente tiene que hacer esto, debemos coordinar esto)
  13. Cuando ingresas nuevos registros, bajo «Ultima Identificación» puedes seleccionar un nombre de el tesauro taxonómico de CHLAL cuando comienzas a escribir, por ejemplo, «Acarospora socialis». El sistema completara el autor y la familia. Si no aparece un nombre en el menú desplegable, el autor y la familia no se completara automáticamente, significa que el nombre (todavía) no es parte de el tesauro taxonómico de CHLAL. Puedes contactarme para agregar cual quier nombre que a sido publicado, pero generalmente nombres no-publicados (por ejemplo, (nominae nudae, nom. nud.) no deberían ser añadidos al tesauro. A veces puede ser necesario rápidamente ingresar un nombre que no este en el tesauro y también es posible ingresar cual quier nombre que se este usando sin agregarlo al tesauro. Sin embargo, tenga cuidado! A menos que sea necesario, evite agregar muchas «tonterías» que se acumularan, nombres no en el tesauro de CHLAL. Idealmente, cada nombre que se ingrese deberían ser un nombre publicado y aceptado.
  14. La mayoría de los otros campos se explican por si mismo y el pequeño verde «?» explica que tipo de contenido debería ser ingresado a cada campo. Le sugiero que utilice una forma estandarizada para ingresar el nombre de el colector y el determinante, por ejemplo siempre «Bungartz, F.» o «Frank Bungartz» o «F. Bungartz» (el sistema le permite ingresar esto de la manera que desee, pero aun tiene sentido ser algo consistente).
  15. Le sugiero usar el campo de «Estado de Procesamiento» para diseñar un flujo de trabajo de entrada de datos, se puede utilizar las categorías en ese campo para marcar el progreso del ingreso de los datos de las muestras.
  16. Si necesitas imprimir etiquetas para sus muestras, hay un campo llamado «Etiquetar Proyecto» bajo «Curación». Puedes crear nuevas Etiquetas para un Proyecto simplemente ingresando un nombre aquí. Desde el Panel de Control del Editor de Datos se puede eligir «Imprimir Etiqueta de Muestra» y de ahí selecciona al Etiqueta del Proyecto que acaba de crear desde el menú desplegable, de modo para que solo imprimas las etiquetas del proyecto que desee.
  17. Finalmente, con «Ir a Nuevo Registro de Ocurrencia» se le presentará un nuevo registro en blanco, a menos que decida marcar la opción de transferir los datos de la localidad de un registro al siguiente.
  18. Hay tutoriales adicionales disponibles desde las Paginas de Ayuda Symbiota.
  19. Hay mucho mas enterrado detrás de paginas, como manejo de prestamos, imprimir etiquetas, etc. -pero esto debería ayudarte a empezar…

Todo lo mejor. Sé que esto solo es el comienzo. Por favor no dudes en contactar a CHLAL.help@gmail.com, si tiene alguna preguntas.

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